Comptabilisez l’assistance à distance
Gestion comptable est un outil précieux qui simplifie, optimise et accélère la comptabilité de vos activités de l’assistance à la clientèle.
En effet, avec Supremo, vous pouvez comptabiliser les interventions à distance, effectuées par vous ou vos collaborateurs, et obtenir automatiquement les rapports et données utiles à la facturation.
Les contrats de service conclus avec les clients, qu’il s’agisse d’un paiement à l’utilisation ou d’un abonnement, peuvent être configurés très facilement dans la Console.
Vous pouvez vérifier toutes les connexions à distance établies avec chaque client, y compris l’assistance supplémentaire fournie et les notes.
Enfin, vous pouvez procéder à la comptabilisation des assistances, en effectuant des recherches personnalisées et en extrayant les informations comptables dans un fichier .csv.
La fonctionnalité se trouve dans Services d’assistance – Gestion Comptable.
Configurer les contrats de vos clients
Pour saisir un nouveau contrat, cliquez sur Gérer les profils comptables – Créer un nouveau profil et attribuez le nom du profil du compte et le type de contrat, à savoir paiement à l’utilisation ou abonnement.
Les profils que vous créez peuvent être associés à des groupes dans votre carnet d’adresses; il est donc conseillé d’avoir un groupe dans votre carnet d’adresses pour chacun de vos clients.
Pour attribuer un contrat à un client, cliquez sur Attribuer un profil à un groupe, sélectionnez le groupe dans votre carnet d’adresses (Client) et le profil comptable parmi ceux que vous avez créés. Cliquez sur Attribuer.
En cas de modification des profils comptables et des affectations, les nouveaux taux seront appliqués aux assistances que vous comptabilisez après la modification.
Le contrat de paiement à l’utilisation est calculé sur la base de la durée de l’assistance fournie et des taux fixés pour les différentes étapes temporelles.
Chaque profil comptable peut être associé à un ou plusieurs groupes de votre carnet d’adresses. Vous pouvez alors créer un seul profil comptable et l’utiliser pour tous les clients auxquels vous appliquez le même tarif.
La facturation se fera évidemment par client, même si le tarif est partagé.
Pour le contrat de paiement à l’utilisation, vous pouvez définir:
- Durée minimale pour comptabiliser : nombre minimum de minutes pour sauvegarder l’assistance à distance dans la gestion comptable
- Durée de l’étape initiale : intervalle de temps (en minutes) de la première étape
- Coût de l’étape initiale : montant avancé à facturer pour la première étape
- Durée des étapes successives : intervalle de temps (en minutes) des étapes suivantes la première. Pour calculer la durée réelle et non les étapes, il faut saisir 1
- Coût des étapes successives : montant anticipé à facturer pour chaque étape après la première.
Pour gérer des tarifs sans étape initiale, il suffit de laisser les champs durée et coût de l’étape initiale à 0 et de ne saisir que les étapes suivantes.
Quelques exemples de profils comptables:
- pour les tarifs horaires, il convient d’indiquer 60 minutes dans le champ Durée des étapes successiveset le montant à facturer pour une heure d’assistance dans le champ Coût des étapes successives
- pour les tarifs basés sur la durée réelle de l’assistance, 1 minute doit être saisie dans le champ Durée des étapes successives et le coût par minute dans Coût des étapes successives
- pour les tarifs avec étapes temporelles, le montant de l’étape initiale sera calculé pour les minutes d’assistance saisies dans Durée de l’étape initiale (même si l’assistance dure moins longtemps, le montant de l’étape initiale sera facturé). Le coût de l’échelon initial sera ajouté au coût des échelons suivants.
Le contrat d’abonnement est comptabilisé sur la base de la durée de l’assistance fournie, qui est déduite du nombre total d’heures défini dans le contrat.
Pour les contrats d’abonnement, les heures de connexion seront directement soustraites du profil du compte. Par conséquent, si vous avez plusieurs clients avec le même type de profil, vous devez introduire un contrat séparé pour chacun d’entre eux.
Pour le contrat d’abonnement, vous pouvez définir:
- Durée minimale pour comptabiliser : nombre minimum de minutes pour sauvegarder l’assistance à distance dans la gestion comptable
- Total d’heures: nombre d’heures prévues dans l’abonnement
- Montant : coût total de l’abonnement
- Durée des étapes : intervalle de temps (en minutes) de chaque étape. Pour calculer la durée réelle et non les étapes, vous devez saisir 1
Comptabiliser l'assistance
Pour comptabiliser l’assistance, sélectionnez dans le Filtre de groupe pour le calcul comptable le groupe (client) pour lequel vous devez comptabiliser.
Vous pouvez utiliser le filtre temporel pour ne considérer que l’assistance à comptabiliser dans une période donnée (1).
Un indicateur coloré indique immédiatement les aides à comptabiliser (jaune) et celles qui ont déjà été comptabilisées (vert) (2).
Vous pouvez ajouter une Durée supplémentaire en minutes (3) et les notes (4).
La Durée supplémentaire est le temps d’assistance supplémentaire à comptabiliser que vous pouvez saisir manuellement, par exemple dans le cas où l’assistance a nécessité une intervention supplémentaire en dehors de la connexion à distance établie avec Supremo et enregistrée automatiquement.
Vous pouvez également saisir un nombre négatif pour réduire la durée de l’assistance.
Après l’édition de ce champ, le coût est mis à jour automatiquement.
Pour comptabiliser une assistance, il suffit de cliquer sur l’icône du cadenas (5): la connexion sera marquée comme comptabilisée et il ne sera plus possible d’en modifier le coût ou la durée.
Le bouton Comptabiliser tout (6) vous permet de compter massivement toutes les assistances jaunes que vous avez dans vos résultats de recherche.
Les informations peuvent être extraites dans un fichier .csv (7).
Dans le cas d’un contrat de paiement à l’utilisation, vous pouvez immédiatement vérifier les détails du profil comptable associé au client sélectionné.
Pour chaque aide, vous pouvez vérifier:
- l’utilisateur qui a fait l’assistance
- le PC distant pris en charge
- la date et l’heure de début et de fin de la connexion
- la durée de l’assistance (durée de la connexion, durée supplémentaire que vous pouvez ajouter manuellement, durée totale)
- le coût total calculé sur la base de la grille tarifaire introduite dans le profil comptable et de la durée de la connexion (durée réelle + durée supplémentaire éventuelle)
Le bouton Calculer les totaux est une fonction très utile qui vous permet d’avoir, pour le client sélectionné et pour les filtres déjà utilisés, un résumé en temps réel des éléments suivants
- le total des heures/minutes d’assistance déjà comptabilisées
- le coût déjà comptabilisé
- le total des heures/minutes d’assistance restant à comptabiliser
- le coût restant à comptabiliser
Pour le contrat d’abonnement, en plus des informations sur le profil du compte associé au client sélectionné, vous pouvez vérifier immédiatement le solde d’heures disponibles.
Pour chaque aide, vous pouvez vérifier:
- l’utilisateur du service
- le PC distant pris en charge
- la date et l’heure de début et de fin de la connexion
- la durée de l’assistance (durée de la connexion, durée supplémentaire que vous pouvez ajouter manuellement, durée totale)
Dans le cas d’un contrat d’abonnement, le bouton Calculer les totaux permet d’obtenir un résumé en temps réel:
- le total des heures/minutes d’assistance déjà comptabilisées
- le total des heures/minutes d’assistance restant à comptabiliser
Dans le cas où les heures d’assistance effectuées dépassent celles prévues dans le contrat, vous pouvez enregistrer un ajout au profil du compte associé au client, en utilisant le bouton Recharger. Vous pouvez alors ajouter des heures et un montant supplémentaires si un service d’assistance additionnel a été contracté avec le client.
